07 · Financeiro

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O Financeiro é onde o dinheiro da clínica é controlado no dia a dia: o que entrou, o que saiu, o que falta receber e as contas a pagar. Fica no menu Gestão › Financeiro, com seis telas:

ℹ️ Só vê o Financeiro quem tem a permissão Financeiro (veja Equipe e permissões). Sem ela, o menu e a faixa do Início ficam escondidos.

Como a receita do atendimento entra

Quando você marca um atendimento como Concluído na Agenda, o sistema pede:

• Valor cobrado: já vem com o preço do serviço. Inclua produtos ou extras.
• Forma de pagamento: Pix, Crédito, Débito, Dinheiro ou Transferência. A última forma usada já vem marcada.
• Paciente paga depois: ligue quando o pagamento ficou para outro dia e escolha o vencimento. O valor vai para A receber.

A receita entra na categoria Atendimentos. Concluir de novo o mesmo atendimento atualiza o lançamento, sem duplicar.

ℹ️ Se um atendimento concluído voltar para outro status (cancelado, falta), o pagamento pendente é apagado. O que já foi pago continua no Caixa, marcado como atendimento cancelado.

Lançamento manual

No Caixa, clique em Novo lançamento para registrar receitas (venda de produto, pacote de sessões) e despesas (aluguel, insumos, marketing):

1. Escolha Receita ou Despesa.
2. Informe valor, descrição e categoria.
3. Marque Pago (com forma de pagamento e data) ou Pendente (com vencimento).
4. Se quiser, vincule paciente e profissional, escreva observações e ligue Repetir todo mês.

Cada linha do Caixa tem o menu ⋯ para editar, marcar como pago ou excluir.

Contas fixas (repetir todo mês)

Com Repetir todo mês ligado, o lançamento vira uma conta recorrente: aluguel, internet, sistema, salário. Todo mês uma nova pendência aparece em A pagar (ou A receber) no dia escolhido. Em meses mais curtos, o vencimento cai no último dia do mês.

Em A pagar e A receber, a seção Contas recorrentes permite pausar, retomar ou encerrar cada conta. Pausar não cobra os meses parados; encerrar mantém os lançamentos que já foram criados.

A receber e A pagar

As pendências ficam agrupadas por vencimento: Vencidos, Hoje, Próximos 7 dias e Depois, com os totais no topo. Clique em Marcar como pago, confirme a forma de pagamento e a data, e o valor passa para o Caixa.

Visão geral

Escolha o período no seletor: hoje, últimos 7 dias, este mês, mês passado, últimos 30 dias, últimos 3 meses, este ano ou datas personalizadas (até 366 dias). A tela mostra:

Os totais consideram só lançamentos pagos. O que está pendente aparece em A receber e A pagar.

Meta do mês

Clique em Definir meta e informe quanto a clínica quer faturar por mês. O cartão mostra o progresso e a projeção pelo ritmo dos dias que já passaram. Para mudar, use o lápis; deixar o valor em branco remove a meta.

No Início, a faixa Seu mês até agora resume a receita do mês, a comparação com o mesmo ponto do mês passado, a meta e o que está vencido.

Categorias

A clínica já começa com um plano de contas pronto: Atendimentos, Venda de produtos, Pacotes e sessões, Aluguel, Insumos, Produtos para revenda, Marketing, Salários, Comissões, Impostos e taxas, Contas de consumo, Equipamentos, Software e as categorias "Outras". No formulário de lançamento, Gerenciar categorias permite criar, renomear e excluir. Atendimentos e Comissões são do sistema e não podem ser excluídas.

Recibos

O FabraClinic emite o recibo de pagamento do paciente em PDF, com número próprio. Fica em Gestão › Financeiro › Recibos. No celular, as telas do Financeiro aparecem como abas no topo: toque em Recibos.

A tela lista os recibos do número mais alto para o mais baixo, com número, data de emissão, paciente, valor e situação (Emitido ou Cancelado). Filtre por Todos, Emitidos ou Cancelados e use a busca para achar pelo nome do paciente ou pelo número. Clique numa linha para abrir o recibo. Lá ficam Enviar pelo WhatsApp, Baixar PDF (abre o PDF numa aba nova, para salvar ou imprimir) e Cancelar recibo.

Há três jeitos de emitir: pelo Caixa, pela Agenda ou avulso. Os três abrem o mesmo editor.

Configurar os recibos

Antes do primeiro recibo, diga quem emite. A configuração fica em Configurações › Clínica, no bloco Recibos:

• Quem emite:
  • Profissional autônomo: o recibo sai com o CPF de uma pessoa. Em Quem assina, escolha o profissional e preencha o CPF de quem assina. Nome, especialidade e registro vêm do cadastro do profissional. O CPF fica guardado criptografado; para manter o que já está salvo, deixe o campo em branco.
  • Clínica: o recibo sai com o nome da clínica e o CNPJ preenchido em Dados da clínica, no topo da mesma aba.
• Modelo padrão: Completo ou Simples (veja Modelos Simples e Completo). Cada recibo pode trocar de modelo antes de emitir.
• Número do primeiro recibo: começa em 1. O número sai com seis dígitos (ex.: 000001). Quem já emitia recibo em papel pode começar do número seguinte ao último. Depois do primeiro recibo o campo trava: a sequência não pula nem repete.

Clique em Salvar configurações. Logo, telefone e endereço do recibo vêm dos campos de cima da aba Clínica.

Se você abrir o editor sem ter dito quem emite, o aviso Antes do primeiro recibo pede esses dados ali mesmo; clique em Salvar e continuar. Quem não tem a permissão Configurações vê só um pedido para o responsável pela clínica preencher.

Mudar a configuração vale para os próximos recibos. Os já emitidos guardam quem emitiu, o documento e o modelo do dia da emissão.

Emitir pelo Caixa

1. No Caixa, abra o menu ⋯ de uma receita paga e clique em Emitir recibo.
2. O editor abre com essa receita no recibo, marcada Do Caixa, e com o paciente do lançamento. Se o paciente tiver outros atendimentos pagos sem recibo, eles aparecem logo abaixo: clique em Incluir em cada um ou em Incluir todos no mesmo recibo.
3. Confira a pré-visualização e clique em Emitir recibo. Na confirmação, clique em Emitir.

Receita de atendimento entra com o nome do serviço; as outras, com a descrição do lançamento. Os itens do Caixa usam o valor, a forma de pagamento e a data registrados no lançamento e não mudam no editor. Para corrigir um valor, edite o lançamento no Caixa antes de emitir. Se o lançamento não tem paciente, digite o nome em Digitar dados.

Só receita já recebida entra num recibo. Na receita pendente, Emitir recibo fica apagado até o recebimento. Receita que já tem recibo mostra na linha o selo Recibo com o número (ex.: Recibo 000043), e o menu troca para Ver recibo nº 000043.

Emitir pela Agenda

Abra um atendimento Concluído na Agenda. No pé dos detalhes aparece um destes botões:

• Emitir recibo: o pagamento já foi registrado. Abre o mesmo editor do Caixa.
• Emitir recibo apagado, com o aviso "Registre o recebimento no Financeiro para emitir o recibo": o atendimento foi concluído com Paciente paga depois. Marque como pago em A receber e volte.
• Ver recibo nº 000043: o atendimento já tem recibo.

O botão só aparece para quem tem a permissão Financeiro.

Recibo avulso

Para quem pagou fora do sistema ou quando o valor não está no Caixa:

1. Em Recibos, clique em Recibo avulso.
2. Em Paciente, escolha Paciente cadastrado e busque pelo nome, ou Digitar dados para quem não tem cadastro: Nome completo, CPF e WhatsApp. Só o nome é obrigatório; sem CPF, o recibo sai só com o nome.
3. Em Serviços, escolha o serviço do catálogo (o valor vem do preço) ou clique em Digitar outro serviço. Preencha Data, Profissional, Qtd. e Valor unitário. A data não pode ser no futuro. Use Adicionar serviço para mais itens.
4. Em Pagamento, escolha a Forma de pagamento e, se houver, o Desconto.
5. Deixe ligado Registrar os itens digitados como receita no Caixa para o financeiro bater com os recibos. A receita entra na categoria Atendimentos. Desmarque se o valor já foi lançado.
6. Se quiser, escreva Observações (até 300 caracteres), por exemplo "2ª sessão do pacote de 4".
7. Clique em Emitir recibo e confirme em Emitir.

Ao escolher um paciente cadastrado, o editor também mostra os atendimentos pagos dele que ainda não têm recibo, para incluir no mesmo recibo. Um recibo que começou pelo Caixa ou pela Agenda também aceita serviços digitados. O desconto vale só para os serviços digitados.

Pré-visualização e Abrir PDF

Enquanto você preenche, o recibo aparece ao lado, desenhado na tela. No celular, os campos ficam na aba Dados e o recibo na aba Pré-visualização. Essa pré-visualização é uma réplica do PDF, com a marca PRÉ-VISUALIZAÇÃO e o número ainda em branco ("Nº gerado ao emitir"). Nada é gravado até emitir.

Para conferir o arquivo exato, clique em Abrir PDF: o PDF de rascunho abre numa aba nova. Em Modelo deste recibo, troque entre Completo e Simples só para este recibo; o modelo padrão aparece marcado com "· padrão".

Enquanto faltar algo (paciente, serviço, valor, forma de pagamento ou o documento de quem emite), o botão Emitir recibo fica apagado e a barra de baixo diz o que falta. Depois de emitido, o recibo não se edita: veja Cancelar e emitir outro.

Modelos Simples e Completo

Os dois modelos trazem:

• o logo da clínica (sem logo, as iniciais e o nome da clínica) e o número do recibo;
• o valor e a frase de recebimento, por exemplo: "Recebi de Mariana Oliveira, CPF 000.000.000-00, a importância de R$ 150,00 (cento e cinquenta reais), referente ao serviço descrito abaixo." Quando quem emite é a clínica, a frase começa com "Recebemos de". O CPF do paciente só sai se estiver no cadastro dele (ou se foi digitado no recibo avulso);
• os serviços com data e valor, a forma de pagamento e, quando houver, o desconto e as observações;
• a cidade do endereço da clínica e a data da emissão por extenso;
• uma linha de assinatura, com o nome de quem emite e o documento embaixo.

O recibo leva o CPF de quem assina ou o CNPJ da clínica, conforme a configuração, nunca os dois.

O Completo tem ainda o quadro Valor recebido, com a data de emissão, e a tabela com data, serviço, profissional e valor. O Simples fica só com o essencial: valor, serviços e assinatura.

Assinatura. A linha de assinatura sai em branco nos dois modelos. O sistema não coloca assinatura digital nem imagem de assinatura. Para entregar o recibo assinado, imprima e assine à mão.

Enviar pelo WhatsApp

1. Abra o recibo e clique em Enviar pelo WhatsApp.
2. Confira o número no campo WhatsApp de, seguido do primeiro nome do paciente. Ele já vem com o número do paciente; se estiver vazio, digite. O número digitado fica guardado no recibo para o próximo envio.
3. Ajuste a Mensagem, se quiser. O texto pronto é "Olá, Mariana! Segue o recibo nº 000043, no valor de R$ 150,00. Qualquer dúvida, é só responder por aqui." O quadro de baixo mostra como o paciente recebe: o PDF com a mensagem.
4. Clique em Enviar.

O PDF sai pelo WhatsApp conectado da clínica. Sem conexão, a janela avisa e mostra o link Conectar (veja WhatsApp). Recibo cancelado não é enviado.

O status do último envio aparece no próprio recibo, embaixo do botão, e como ícone na lista de recibos. Enquanto o envio está na fila, a tela se atualiza sozinha.

Depois de Não foi enviado, resolva o motivo e clique em Enviar pelo WhatsApp de novo. Depois de um envio que deu certo, o botão vira Enviar de novo pelo WhatsApp.

Cancelar e emitir outro

O recibo emitido não se edita. Editar o lançamento no Caixa depois também não muda o recibo: ele guarda os dados do momento da emissão. Para corrigir:

1. Abra o recibo e clique em Cancelar recibo.
2. Escolha o Motivo: Valor errado, Paciente errado, Serviço errado, Emitido em duplicidade ou Outro motivo (descreva).
3. Clique em Cancelar recibo para confirmar.
4. No recibo cancelado, clique em Emitir outro com os mesmos dados. O editor abre com tudo copiado: corrija o que estava errado e clique em Emitir recibo.

O que acontece:

• O recibo cancelado continua na lista, marcado Cancelado, com a data e o motivo. O PDF dele sai com a marca CANCELADO.
• O número não é reaproveitado. O recibo novo ganha o próximo número e traz uma linha dizendo qual recibo cancelado ele substitui. Na tela, os dois ficam ligados: "Substitui o recibo nº" num e "Substituído pelo recibo nº" no outro, com link.
• As receitas do Caixa que estavam no recibo ficam livres para um recibo novo. Nada sai do Caixa: a receita lançada por um recibo avulso continua lá.
• No recibo novo, Registrar os itens digitados como receita no Caixa vem desmarcado, porque o valor já entrou no Caixa com o recibo original.
• Cada recibo cancelado pode ser substituído uma vez.

Quem pode usar

Os recibos fazem parte do Financeiro e estão em todos os planos: Solo, Clínica e Premium. Ver, emitir, cancelar e enviar recibos pede a permissão Financeiro (veja Equipe e permissões). Sem ela, a tela de Recibos e o botão do recibo na Agenda não aparecem. Por padrão, o papel Recepção não tem o Financeiro: libere se a recepção for emitir recibos. O bloco Recibos da aba Clínica pede a permissão Configurações.

Relatórios

• Fluxo mensal: receita, despesas e resultado dos últimos 12 meses, em gráfico e tabela com o acumulado.
• Por categoria, por profissional e por serviço, no período escolhido.

Exportar CSV

No Caixa, Exportar CSV baixa os lançamentos do filtro atual com as colunas: data do pagamento, vencimento, status, tipo, descrição, categoria, paciente, profissional, forma de pagamento, origem (atendimento, manual ou recorrência), valor e observações. Despesas saem com valor negativo, então somar a coluna dá o resultado do período. O arquivo abre no Excel e no Google Planilhas.

💡 Registre também as despesas. Sem elas, o resultado mostra só a receita e a visão geral perde metade da graça.